Gestión documental: Google “one more time”

Cuando las opciones son tantas, lo mejor es apostar a caballo ganador.

Google nos proporciona la suite ofimática online por excelencia: creación y manejo de todo tipo de documentos, alojamiento en remoto y una gestión eficiente.

Parece la mejor elección, pero ¿responde Google a las necesidades de un buen sistema de gestión de documentos?

Veremos las necesidades de este tipo de gestores y si las herramientas de Google nos las proporcionan.

El almacenamiento es importante, ¿dónde se guardan nuestros documentos? Con Google Drive tenemos la opción de guardar nuestros documentos tanto en la nube (rápido acceso al resto de miembros de la organización) como en nuestros ordenadores (cómodo sistema offline).

¿Cuánto tardamos en recuperar un documento? El tiempo de recuperación puede ser un dolor de cabeza en, por ejemplo, reuniones en las que surge la inmediata e imprevista necesidad de acceder a cierto documento. El Drive de Google nos ofrece toda la potencia de su buscador que no sólo facilita sino que acelera el acceso a dicho documento.

Sin una buena clasificación  de los documentos el caos acabará reinando. Todo sistema de gestión de documentos necesita organización y clasificación. En este sentido, el Drive es flexible ya que podemos organizarlo de la manera que nosotros consideremos más eficiente y si, en un futuro, necesitamos un nuevo tipo de clasificación el cambio será rápido y poco traumático.

La seguridad es el gran quebradero de cabeza en la informática en general, y en el tema que tratamos en particular. Por suerte, al apostar por Google, esto será una leve jaqueca. Todos nuestros documentos estarán guardados en centros de datos seguros (data centers distribuidos por todo el mundo, auditados, SSAE 16 / ISAE 3402 tipo II SOC 2,  y certificados, ISO 27001) que garantizan que nuestros documentos no se pierdan. Si a esto le unimos la sincronización local. ¿Qué puede salir mal?

Y por último pero no menos importante, la distribución. En un modelo organizacional en el que el flujo documental con clientes y partners es imprescindible, la facilidades que Google nos proporciona son ilimitadas: tú creas el documento y decides con quién compartirlo (quién puede verlo y quién editarlo). Y todo sin tiempos de espera.

En definitiva, do you like “Driving”?

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